«Artículo tomado de la plataforma Medium y traducido al idioma español por el equipo de Somos Impulso, como parte de la curación de contenido de valor para que impulses tu negocio digital en Latinoamérica.»
¿Recuerdas cuando los email eran la novedad? Si eres de la generación Z, probablemente no. Pero si eres Millennial o mayor, seguro recuerdas cuando recibir correos electrónicos era divertido.
Nuestra relación con los emails ha cambiado en las últimas décadas. Como Adrienne La France recalcó en The Atlantic:
«En 1990, AOL anunciaría con ganas el ‘¡Tienes correo!’ Hoy, Gmail celebra lo opuesto: ‘¡No tienes nuevos correos!».
El correo se ha convertido en una carga, y para muchos en una fuente de ansiedad diaria. Como un salmón que nada en contracorriente, luchamos con el flujo de nuestro correo, e incluso si nos tomamos un descanso, el ciclo nunca termina.
A pesar de Slack, Hipchat y otras aplicaciones de mensajería, el correo electrónico sigue siendo la forma de comunicación más generalizada del mundo empresarial. De hecho, un trabajador envía y recibe unos 105 correos electrónicos en promedio por día. Yo mismo recibo al menos unos 100 correos y escribo unos 50 días en un día de trabajo en JotForm.
De acuerdo al Instituto Mackinsey Global, revisar y enviar correos toma aproximadamente 28% del tiempo de un trabajador en una semana, esos es entre 11 a 40 horas semanales, lo que se traduce en una presión importante en la productividad.
El correo no se va a ir a ningún lado, entonces, en vez de luchar con la corriente, podemos intentar dominarlo y perfeccionarlo. Y quiénes pueden ser mejores maestros que los digital marketers: son expertos en resumir la escritura de correos electrónicos exitosos.
Voy a dividir los correos en tres partes cruciales y explicar cómo usar cada uno… Esperando que puedas incrementar tu productividad tanto de forma personal como en equipo.
Pero primero, vamos a ir un paso atrás y considerar si de verdad es necesario que envíes un correo en primer lugar.
Tabla de contenido
Enviar o no enviar un correo electrónico, he ahí el dilema
Esa es la cuestión, o al menos debería serlo antes de que le des click a «Redactar». Porque hay un número significativo de correos que enviamos que no son necesarios.
Dan Ariely, economista conductual de la Universidad de Duke, asegura que cerca de un tercio de los correos que se envían realmente no debieron ser enviados, y solo una décima parte fueron considerados lo suficientemente importantes como para ser leídos en un rango de 5 minutos luego de ser recibidos. Estas cifras nos deberían hacer reconsiderar el envío de correos.
Enviar un correo superficial puede hacer mucho más daño que bien, y minimiza tu credibilidad a los ojos de quien recibe tu correo.
Como he compartido antes, soy un gran defensor de Inbox Zero. ¿Por qué? Permite archivar cualquier correo que sea irrelevante o que no requiera una respuesta, y al mismo tiempo me deja ser consciente de cada correo que envío, por lo que no le lleno la bandeja de entrada a mis compañeros de trabajo tampoco.
Debería existir un contrato social tácito: Estoy de acuerdo en respetar tu bandeja de entrada si tú respetas la mía. ¿No creen?
Antes de escribir cualquier borrador de un correo nuevo, pregúntate si existe otra manera de comunicación que sea más eficiente para lograr tu propósito.
Por ejemplo, si anticipas preguntas, una llamada puede ser una mejor opción. La misma lógica aplica para asuntos personales. Las llamadas tienden a incrementar la empatía y el entendimiento, si lo comparamos con esconderse detrás del monitor de nuestras computadoras.
Un estudio de la universidad de Michigan examinó la empatía entre 72 grupos de estudiantes universitarios en los Estados Unidos, comparando estudiantes de los años 70’s y 80’s con estudiantes de los 90’s y 2000’s. Los investigadores encontraron una disminución importante de la empatía a través del tiempo, y esto tiene relación directa con el uso de la tecnología.
«Especulamos que un contribuyente probable a la disminución de la empatía, es la creciente importancia de la tecnología y el uso de ella en la vida cotidiana», concluyeron los investigadores. «Con tanto tiempo dedicado a interactuar con otros en línea, en lugar de hacerlo en la realidad, las dinámicas interpersonales, como la empatía, sin duda podrían verse alteradas.»
En resumen: La comunicación digital nos hace menos empáticos.
Entonces, si un tema familiar o médico ha surgido, es mejor conversarlo fuera del mundo digital.
Cuídate de enviar esos correos fatídicos tan comunes: El correo muy tarde en la noche para demostrar que estas quemándote las pestañas; correos donde te promocionas a ti mismo o donde copias innecesariamente al manager.
Aunque copiar a los managers en los correos es la forma adecuada para mantenerlos informados del avances del proyecto, hacer esto de forma excesiva puede causar desconfianza entre tus colegas. Al menos esto es lo encontró el profesor de la Universidad de Cambrige, David de Cremer, en su investigación sobre el tráfico de los correos en oficina.
Contrario a lo que pudiéramos creer, copiar al gerente no es sinónimo de transparencia, en cambio crea un ambiente de tensión y baja seguridad psicológica en el amibente laboral, de acuerdo a las investigaciones de David de Cremer.
«Mientras más incluyas al supervisor en correos a los compañeros de trabajo», explica el profesor, «menos confiados se sienten esos compañeros.»
Ahí es cuando nuestros intentos de ser transparentes, pueden ser contraproducentes.
Si crees que enviar un correo es necesario, aquí tienes tres puntos cruciales a considerar.
3 partes de correos exitosos
1. El CTA
En el argot de marketing, el CTA o «call-in-action» por sus siglas en inglés o «llamado a la acción» traducido al español, es la parte final de un correo. Es donde le dices al receptor del correo qué hacer: suscríbete acá, compra ahora, aprende más.
Te debes estar preguntando por qué comienzo por el final, pero es que el CTA es la parte más importante de cualquier correo.
Los mercaderes por correo se preocupan por crear un contenido que llame la atención. Pero la métrica más importante es cuánta gente le da click a nuestro botón de llamado a la acción luego de recibir el correo. Eso depende mucho de la fuerza de nuestro CTA.
Por esta razón es que debemos comenzar con nuestro CTA, o cualquier ítem que lleve a la acción, y trabajar desde ahí.
Teniendo esto en cuenta, considera la meta de tu correo, ya sea que estés buscando una respuesta o esperando generar alguna acción, asegúrate de que lo que deseas esté claro, y de ser posible, da sugerencias en vez de dejar preguntas abiertas.
Por ejemplo, en lugar de escribir:
@Jan: Avísame cuando nos podemos reunir.
Intenta:
@Jan: Por favor, confírmame si el jueves a las 11:00 am es un buen momento para reunirnos.
O incluso ir un paso más allá:
@Jan: Estoy reservando la sala de reuniones para el jueves a las 11am, al menos que respondas lo contrario.
En temas de formato, haz tu CTA bastante visible. Usa un párrafo separado y en negritas, con una fuente clara y legible.
Cuando hay muchos ítems de acción, sepáralos y crea viñetas con cada punto e intenta limitar a un máximo de dos por correo. Envía un nuevo correo para items de acción adicional.
Si estás enviando el correo a diferentes personas, usa el «@» para dirigir cada acción a personas diferentes.
Una vez que estés completamente satisfecho con tu CTA, es momento de componer el cuerpo robusto que debe tener tu correo.
2. El cuerpo
Los expertos en el asunto dicen que enviar mensajes muy largos es el error número uno, porque baja las posibilidades de que el correo sea leído en su totalidad.
Los correos efectivos son cortos, aún más cuando el 47% de ellos son abiertos desde dispositivos móviles, lo que aumenta la necesidad de que sean breves.
Como regla de oro (y cortesía para los ojos cansados de tus lectores), trata de limitarlos a 150 palabras o menos.
Si no puedes trabajar entre ese número de palabras, considera si otra manera de comunicación es la más apropiada, o envía distintos correos.
El mercadeo de correos también recomienda que tratemos de crear conexiones personales con nuestros lectores. Después de todo, no todos nuestros correos de trabajo serán destellantes, pero aún así puedes colocar un distintivo propio, para construir esta conexión y que tus lectores sepan que existe un humano del otro lado de la pantalla. No somos máquinas disparando mensajes de aquí para allá.
Digamos que le estás pidiendo a un compañero que genere un reporte mensual, sin ser falso, puedes suavizar la petición con un toque personal:
Querido Michael,
Realmente disfruté nuestro almuerzo del viernes. Gracias nuevamente por mostrarnos tu sitio favorito para comer Ramen.
Estoy escribiendo sobre el reporte de ventas del mes, por favor, prepáralo…
Ya ahí ves la idea.
Si insertas una experiencia humana, puedes hacer que un correo fuerte sea más digerible.
3. Línea del Asunto
Último, pero no menos importante, crea un asunto efectivo.
En el mundo del mercadeo por correo, los estudios muestran que 50% de los suscriptores abren un correo solo basándose en la línea del asunto. Esa línea y tu nombre son los primeros detalles que el receptor ve cuando escanea su bandeja de entrada.
Así que no dejes cualquier asunto para tus correos. Pasa unos minutos extras escribiendo un asunto informativo, y si es posible, uno creativo.
Recientemente leí unos grandiosos consejos para escribir correos del veterano militar (para no mencionar que es autor de un best-seller) Kabir Sehgal.
No solo explica cómo escribir un correo con precisión militar, sino que también pone el poder de la comunicación en perspectiva. Si crees que tu correo es urgente, imagina si hubiera una misión en tiempos de guerra.
Sehgal recomienda que uses palabras claves en tu asunto que describa la naturaleza del mensaje en letras mayúsculas, para que así tu receptor sepa inmediatamente el propósito de tu correo.
Palabras claves muy comunes en el mundo militar que bien pueden servir en los negocios incluyen:
- ACCIÓN – es obligatorio que el receptor haga alguna acción.
- FIRMA – Requiere la firma del receptor.
- INFO – Tiene como propósito solo informar, no se requiere de una respuesta o acción.
- DECISIÓN – Demanda una decisión del receptor.
- REQUERIMIENTO – Busca permiso o aprobación del receptor.
- COORD – Se requiere coordinación con o por el receptor.
No tengas miedo de ser creativo, mezcla preguntas, expresiones idiomáticas y otras técnicas atractivas de redacción.
Por ejemplo, en vez de:
Asunto: Reunión de miembros del comité
Intenta:
Asunto: REQUERIMIENTO: ¿Dirigirías la reunión de los miembros del comité este viernes?
De un vistazo, en la línea del asunto instantáneamente le dices al lector qué quieres. Lo que se traduce en que muy probablemente obtengas una respuesta más rápida. Especialmente cuando una respuesta corta es todo lo que necesitas.
Aprende a amar al correo de nuevo
Yo amo los correos y no puedo imaginarme trabajar sin ellos.
En JotForm, el correo permite que nuestros 130 empleados en distintos equipos puedan comunicarse perfectamente entre oficinas (mientras manejamos las 11 horas de diferencia).
Aunque el correo electrónico tiene sus inconvenientes, como esa pequeña ansiedad que surge con cada notificación, también puede hacernos infinitamente más productivos, especialmente si decidimos con consciencia los correos que enviamos.
Pensando como un pro del mercadeo digital, podemos ahorrarnos tiempo y a nuestros receptores, y lograr el propósito real de cada mensaje.
Este texto es una traducción del original de «How to write emails like a marketing pro» de Aytekin Tank
